A prescindere da quanto indicato nei relativi statuti, le assemblee delle società potranno svolgersi “a distanza” fino al 31 luglio 2023.
È questo l’effetto della riapertura dei termini di utilizzo della disciplina emergenziale (scaduti lo scorso 31 luglio) contenuta nell’art. 3 comma 10-undecies del DL 198/2022 (c.d. decreto “Milleproroghe” 2023). Tale riapertura, peraltro, non appare impattare sui termini di approvazione dei bilanci al 31 dicembre 2022, che, quindi, dovranno essere approvati nei termini ordinari (120 giorni), salvo che ricorrano le condizioni normative che consentono il rinvio a 180 giorni.
In particolare, fino a tale data vi sarà la possibilità di:
- prevedere, nelle Srl, nelle Spa, nelle Sapa, nelle Società cooperative e nelle Mutue assicuratrici, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie, l’espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza e l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione (comma 2 primo periodo);
- svolgere le assemblee, sempre a prescindere da diverse disposizioni statutarie, anche esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, senza in ogni caso la necessità che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio (comma 2 secondo periodo);
- consentire, nelle Srl, anche in deroga a quanto previsto dall’art. 2479 comma 4 c.c. e alle diverse disposizioni statutarie, che l’espressione del voto avvenga mediante consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto (comma 3);
- obbligare, in talune società (ad esempio, quelle quotate), alla partecipazione all’assemblea tramite il Rappresentante designato (commi 4, 5 e 6).
In forza del comma 8-bis del medesimo articolo, inoltre, tali disposizioni si applicano anche alle associazioni e alle fondazioni.
La riapertura dei termini in questione non appare impattare sul primo comma dell’art. 106, che continua a disporre che, “in deroga a quanto previsto dagli articoli 2364, secondo comma, e 2478-bis, del codice civile o alle diverse disposizioni statutarie, l’assemblea ordinaria è convocata per l’approvazione del bilancio al 31 dicembre 2020 entro centottanta giorni dalla chiusura dell’esercizio” (cfr. in relazione alla precedente proroga al 31 luglio 2022 sia l’Intervento Assonime n. 4/2022 che la lettera del CNDCEC del 9 marzo 2022, con cui si richiedeva all’allora Ministro dell’Economia di prorogare a 180 giorni il termine finale di convocazione dell’assemblea ordinaria per l’approvazione dei bilanci al 31 dicembre 2021).
Di conseguenza, per l’approvazione del bilancio al 31 dicembre 2022, si potrà procedere all’approvazione nel maggior termine di 180 giorni solo in presenza delle condizioni di cui agli artt. 2364 comma 2 e 2478-bis c.c.
Si tenga presente, inoltre, che, al fine di utilizzare le semplificazioni della disciplina emergenziale, l’assemblea deve essere “tenuta” entro la suddetta data del 31 luglio 2023 e non semplicemente “convocata”.
Nonostante l’assenza di specifiche indicazioni normative, poi, è da ritenere che il ricorso “agevolato” a riunioni “a distanza” sia praticabile anche per CdA e Collegi sindacali (cfr. il documento di ricerca CNDCEC-FNC 18 marzo 2020).
Da ultimo appare opportuno evidenziare come, secondo la massima n. 200/2021 del Consiglio notarile di Milano, a prescindere dalla fase emergenziale e dalla relativa disciplina, sia ragionevole ritenere che - in presenza di una clausola statutaria che consenta, genericamente, l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione - l’organo amministrativo (o comunque il soggetto che effettua la convocazione) possa comunque indicare nell’avviso di convocazione che l’assemblea si terrà in modo “virtuale”, ovvero esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, omettendo l’indicazione del luogo fisico di convocazione e precisando le modalità di collegamento (eventualmente fornendo le specifiche tecniche anche in momenti successivi, prima della riunione).
La possibilità di convocare riunioni “solo” mediante mezzi di telecomunicazione è ritenuta applicabile anche per CdA e collegi sindacali, pure in mancanza di una clausola statutaria che ciò preveda espressamente, sempreché vi sia la generica disposizione statutaria che, ai sensi degli artt. 2388 comma 1 e 2404 comma 1 c.c., consenta la partecipazione con tali mezzi.